Schendingen van de toepasselijke wet- en regelgeving en interne regels kunnen ons bedrijf blijvende schade toebrengen en onder meer tot hoge boetes en reputatieschade leiden. Dit kan op zijn beurt de economische positie van ons bedrijf en uiteindelijk de zekerheid van onze werkgelegenheid in gevaar brengen.

Meld daarom specifieke aanwijzingen van mogelijke schendingen van de toepasselijke wet- en regelgeving, de ZEISS Gedragscode of andere interne voorschriften die verband houden met de zakelijke activiteiten of medewerkers van ZEISS. Van bijzonder belang zijn gebeurtenissen die op een criminele handeling wijzen (bijvoorbeeld diefstal, fraude, verduistering, omkoping, milieuschendingen, inbreuk op bedrijfsgeheimen) of een opzettelijke, systematische schending van de toepasselijke regels (bijvoorbeeld een systematische niet-naleving van de veiligheidsnormen).

Ook mogelijk wangedrag door zakenpartners met betrekking tot hun activiteiten voor ZEISS kan worden gemeld (bijvoorbeeld schendingen van de mensen- en milieurechten in de toeleveringsketen).

De ontvangen meldingen worden beschikbaar gesteld aan ons team van Corporate Compliance (oftewel de Chief Compliance Officer, Head of Corporate Compliance en Corporate Compliance Officer).

De procedure na ontvangst van een melding is als volgt:

1. De ontvangst van een melding wordt uiterlijk na zeven dagen aan u bevestigd, mits u uw contactgegevens hebt opgegeven of contact met ons hebt opgenomen via de ZEISS Integrity Line.
2. Corporate Compliance maakt een initiële beoordeling van uw melding.
3. We nemen contact met u op als we aanvullende informatie wensen of vragen hebben. Dit gebeurt rechtstreeks als u uw contactgegevens verstrekt of via het beveiligde postvak van de ZEISS Integrity Line, waarvoor u toegangsgegevens ontvangt, zodat u zich regelmatig kunt aanmelden in het geval van een anonieme melding.
4. De melding wordt vertrouwelijk doorgestuurd naar de relevante afdeling (bijv. Personeelszaken, Gegevensbescherming, Beveiliging, Juridische Zaken, Inkoop, Medewerker Mensenrechten, enz. Daar worden de feiten verder onderzocht en indien nodig worden er maatregelen genomen.
   
5. Afhankelijk van de complexiteit en helderheid van de kwestie, kan het onderzoeken van de informatie enige tijd in beslag nemen. We stellen u uiterlijk drie maanden na ontvangst van de melding op de hoogte van de resultaten van het onderzoek of van de huidige stand van zaken.

Ja, u kunt ons al dan niet anoniem informatie sturen via de ZEISS Integrity Line. Voor de initiële beoordeling van de melding en eventuele vragen, is het meestal eenvoudiger als u uw identiteit kenbaar maakt, zodat we rechtstreeks contact met u kunnen opnemen.

Als u bij het indienen van een melding anoniem wenst te blijven, is het voor de verwerking van uw melding belangrijk dat we in geval van verdere vragen contact met u kunnen opnemen via het postvak van de ZEISS Integrity Line. Controleer daarom regelmatig uw postvak. U ontvangt de toegangsgegevens nadat u uw melding hebt ingediend.

Wij verzekeren u dat de melding vertrouwelijk zal worden behandeld, ongeacht of u uw identiteit bekend wilt maken of anoniem wilt blijven.
Om de vertrouwelijkheid te waarborgen, is het belangrijk dat u de verstrekte informatie ook vertrouwelijk behandelt.

Indien wordt vastgesteld dat een persoon een mogelijke schending heeft begaan, krijgt deze persoon de gelegenheid een verklaring af te leggen en kan hij of zij desgewenst een vertrouwenspersoon raadplegen (bijvoorbeeld een medezeggenschapsorgaan van het bedrijf, een onafhankelijke advocaat).

Zolang een schending niet is bewezen, geldt het beginsel van het vermoeden van onschuld. In het onderzoek wordt in gelijke mate rekening gehouden met belastende en ontlastende feiten. Wij hechten altijd grote waarde aan eerlijkheid, zowel in onze omgang met klokkenluiders als met medewerkers en zakenpartners tegen wie een beschuldiging is ingediend. Voor elk afzonderlijk geval onderzoeken wij welke maatregelen geschikt, noodzakelijk en passend zijn.

Er is geen sprake van vergelding, discriminatie of sancties jegens klokkenluiders die te goeder trouw melding maken van een mogelijke schending van de toepasselijke wet- en regelgeving of interne voorschriften. Het is belangrijk dat u op het moment van de melding overtuigd bent dat de inhoud ervan waar is en dat u de melding niet met oneigenlijke bedoelingen doet. Er wordt niet van u verwacht dat u de feiten zelf onderzoekt; dat is onze taak. Ook als tijdens het onderzoek geen schending kan worden vastgesteld, hoeft u niet bang te zijn voor eventuele nadelige gevolgen.
Dit geldt echter niet voor aantijgingen die te kwader trouw zijn gemeld, oftewel meldingen die aantoonbaar onwaar zijn en met kwaadwillende bedoelingen zijn ingediend.

Informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens in nalevingsmeldingen vindt u hier.

Eventuele verdere kwesties aangaande de gegevensbescherming kunt u rechtstreeks richten aan ZEISS Group Privacy: dataprivacy@zeiss.com.