Verstöße gegen geltendes Recht und interne Regeln können unser Unternehmen nachhaltig schädigen und u.a. hohe Strafzahlungen und Reputationsschäden nach sich ziehen. Dies wiederrum kann zur Folge haben, dass die wirtschaftliche Situation unseres Unternehmens und damit letztlich auch die Sicherheit unserer Arbeitsplätze gefährdet wird.

Bitte melde konkrete Hinweise auf vermutete Verstöße gegen Gesetze, den ZEISS Verhaltenskodex oder andere interne Regelungen im Zusammenhang mit Geschäftstätigkeiten oder Mitarbeitenden von ZEISS. Von besonderer Relevanz sind Vorgänge, die auf eine strafbare Handlung (z. B. Diebstahl, Betrug, Untreue, Bestechung, Umweltstraftaten, Verletzung von Geschäftsgeheimnissen etc.) oder auf einen vorsätzlichen, systematischen Verstoß gegen geltende Regeln hindeuten (z. B. die dauerhafte Nichteinhaltung von Sicherheitsstandards).

Auch ein vermutetes Fehlverhalten von Geschäftspartnern, das im Zusammenhang mit dessen Tätigkeit für ZEISS steht, kann gemeldet werden (z. B. ein Verstoß gegen Menschen- und Umweltrechte in der Lieferkette).

Die eingegangenen Meldungen werden unserem Team bei Corporate Compliance (d.h. Head of Corporate Compliance, Senior Corporate Compliance Manager und Compliance Manager) zur Verfügung gestellt.

Das Vorgehen nach Eingang einer Meldung ist wie folgt:

1. Der Eingang der Meldung wird spätestens nach 7 Tagen bestätigt, sofern Du Deine Kontaktdaten angegeben oder uns über die ZEISS Integrity Line kontaktiert hast.
2. Corporate Compliance nimmt eine Erstbeurteilung Ihrer Meldung vor.
3. Falls zusätzliche Informationen benötigt werden oder Fragen bestehen, nehmen wir Kontakt mit Dir auf. Dies erfolgt bei Angabe Deiner Kontaktdaten direkt, bei anonymen Meldungen über das sichere Postfach der ZEISS Integrity Line, für welches Du Dir bei anonymen Meldungen die Zugangsdaten notieren und Dich regelmäßig einloggen kannst.
4. Die Meldung wird unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben vertraulich an die zuständige Fachabteilung (z.B. Personal, Datenschutz, Sicherheit, Recht, Einkauf, Menschenrechtsbeauftragter etc.) weitergeleitet. Dort erfolgt die weitere Untersuchung des Sachverhalts sowie gegebenenfalls die Einleitung von Maßnahmen.
   
5. Je nach Komplexität und Aufklärbarkeit des Sachverhalts, kann die Untersuchung der Hinweise einige Zeit in Anspruch nehmen. Wir werden Dich spätestens drei Monate nach Meldungseingang über das Untersuchungsergebnis oder zumindest den aktuellen Stand informieren.

Ja, über die ZEISS Integrity Line kannst Du uns – wahlweise unter Angabe Deiner Identität oder anonym – Hinweise zukommen lassen. Für die Erstbeurteilung der Meldung und mögliche Folgefragen ist es meist einfacher, wenn uns Deine Identität bekannt ist und wir direkt auf Dich zukommen können.

Falls Du Dich dennoch für eine anonyme Meldung entscheidest, ist es für die Bearbeitung des Hinweises wichtig, dass wir Dich für weitere Fragen über das ZEISS Integrity Line-Postfach kontaktieren können. Bitte prüfe daher regelmäßig das Postfach. Die Zugangsdaten erhältst Du nach Abgabe einer Meldung.

Wir sichern Dir die vertrauliche Handhabung des Hinweises zu, unabhängig davon, ob Du Deine Identität offenlegst oder anonym bleiben möchtest.

Um die Vertraulichkeit zu gewährleisten ist es wichtig, dass auch Du vertraulich mit den bereitgestellten Informationen umgehest.

Die beschuldigte Person erhält Gelegenheit zur Stellungnahme und kann auf Wunsch eine Vertrauensperson (z. B. betriebliche Interessenvertretung, Rechtsanwalt) hinzuziehen.

Solange ein Verstoß nicht nachgewiesen ist, gilt die Unschuldsvermutung. Belastende wie entlastende Tatsachen werden gleichermaßen in die Untersuchung einbezogen. Wir legen stets Wert auf Fairness – sowohl im Umgang mit Hinweisgebenden als auch mit Mitarbeitenden sowie Geschäftspartnern, die von einem Vorwurf betroffen sind. Für jeden Einzelfall wird geprüft, welche Konsequenzen geeignet, erforderlich und angemessen sind.

Wir tolerieren keine Benachteiligungen oder Sanktionen gegen Hinweisgebende, die in gutem Glauben auf einen möglichen Verstoß gegen geltendes Recht oder interne Regelungen hingewiesen haben. Wichtig ist, dass Du zum Zeitpunkt der Meldung der Auffassung bist, dass deren Inhalt wahr ist und dass Du die Meldung nicht in missbräuchlicher Absicht abgibst. Es wird nicht von Dir erwartet, dass Du den Sachverhalt selbst aufklärst – das übernehmen wir. Auch wenn im Rahmen der Untersuchung kein Verstoß festgestellt werden kann, hast Du keine negativen Konsequenzen zu befürchten.

Dies gilt allerdings nicht für bösgläubige Anschuldigungen, also Hinweise, die erkennbar falsch sind.

Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei Compliance-Meldungen findest Du hier.

Darüberhinausgehende datenschutzrechtliche Anliegen adressiere bitte direkt den ZEISS Konzerndatenschutz: dataprivacy@zeiss.com.